Il Codice Etico è il documento ufficiale della Fondazione che contiene la dichiarazione dei valori, l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’ente nei confronti dei “portatori di interesse”. È stato adottato dal Consiglio di Amministrazione con la delibera del 11 marzo 2009 su proposta del Presidente del Consiglio e del Direttore Operativo.

1. Premessa

La FONDAZIONE, al fine di definire con chiarezza e trasparenza l’insieme dei valori ai quali si ispira per raggiungere i propri obiettivi, ha predisposto il CODICE Etico, la cui osservanza è imprescindibile per il corretto funzionamento, affidabilità, reputazione ed immagine della FONDAZIONE, che costituiscono i fondamenti per il successo e lo sviluppo attuale e futuro. Le attività della FONDAZIONE devono, quindi, essere conformi ai principi espressi in questo CODICE ETICO. La FONDAZIONE riconosce l’importanza della responsabilità etico-sociale nella conduzione delle proprie attività e si impegna al rispetto dei legittimi interessi dei propri portatori di interesse e della collettività in cui opera. Contestualmente richiede a tutti i DESTINATARI il rispetto delle regole sancite attraverso questo CODICE ETICO

2. Ambito di applicazione

Il CODICE definisce il quadro entro il quale deve svolgersi l’attività della FONDAZIONE e delle sue articolazioni organizzative e funzionali. I principi e le disposizioni del CODICE sono vincolanti per gli Organi della Fondazione ed in particolare per gli amministratori, i soci, i sindaci, oltre ai volontari e tutti coloro che operano con la FONDAZIONE a titolo gratuito e/o oneroso sulla base di un rapporto contrattuale, anche temporaneo, definiti nel presente CODICE ETICO come DESTINATARI. In particolare i componenti il CONSIGLIO di AMMINISTRAZIONE sono tenuti ad ispirarsi ai principi del CODICE nel fissare gli obiettivi ed il programma annuale della Fondazione, nel proporre le raccolte fondi, nell’individuare e realizzare i singoli progetti; allo stesso tempo il DIRETTORE OPERATIVO, nel dare concreta attuazione all’attività di direzione, dovrà ispirarsi ai medesimi principi, sia all’interno della FONDAZIONE, rafforzando così la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione, sia nei confronti dei terzi che entrano in contatto con la FONDAZIONE stessa. I volontari ed i collaboratori (subordinati e non subordinati), nonché tutti coloro che intrattengono rapporti con la FONDAZIONE, sono tenuti ad adeguare i propri comportamenti alle disposizioni del CODICE. La FONDAZIONE si impegna a divulgare il CODICE ETICO presso i destinatari mediante apposite attività di comunicazione.

3. Principi generali

La FONDAZIONE sancisce i seguenti principi ispiratori della condotta etica:
A) Tutti coloro che a titolo gratuito o oneroso prestano per la Fondazione dell’Ospedale G. Salesi Onlus la propria opera, si impegnano a svolgerla con lealtà e trasparenza;
B) I componenti gli organi della Fondazione Assemblea, Consiglio, Collegio Sindacale, e il personale subordinato e/o autonomo che presta la propria opera a titolo gratuito o oneroso, mantengono una posizione tale da evitare conflitto di interessi. Agli stessi è fatto divieto di svolgere attività o assumere iniziative in contrasto con il corretto svolgimento dell’opera della Fondazione. Coloro che dovessero trovarsi in situazioni di conflitto di interessi, lo dovranno dichiarare affinchè si valuti e si accerti l’esistenza e/o la consistenza di tale conflitto allo scopo di predisporre le opportune misure di garanzia;
C) La Fondazione può erogare beni o svolgere servizi in favore del Presidio G. Salesi se gli stessi rientrano nelle linee strategiche dell’Azienda Ospedali Riuniti, comunque previa accettazione;
D) Le iniziative di raccolta di fondi o di offerte, intraprese dalla Fondazione non deve contrastare con gli interessi dell’Azienda Ospedali Riuniti;
E) L’attività di sostegno che la Fondazione eroga e gestisce a favore del Presidio Salesi, qualora consista in formazione, progetti che richiedono la presenza di personale professionistico, corsi teorici-pratici, o ausilio alla ricerca scientifica, deve essere resa nota agli Ospedali Riuniti;
F) La FONDAZIONE predispone un adeguato e continuo programma di formazione e sensibilizzazione sulle problematiche del CODICE per i DESTINATARI; le informazioni devono essere accurate e le decisioni devono rispondere ai requisiti di trasparenza. I DESTINATARI dovranno adottare tutte le procedure necessarie ad assicurare la trasparenza delle informazioni e delle decisioni.
Per le finalità operative, l’informazione è trasparente quando riflette con precisione la realtà. Una decisione in tema di individuazione dei progetti da realizzare e di modalità di esecuzione è ritenuta trasparente quando risponde a tutti i seguenti requisiti:
a) è stata presa con l’approvazione di un livello gerarchico adeguato Consigliodi Amministrazione e Assemblea;
b) rispetta l’oggetto sociale della Fondazione;
c) lascia delle tracce dei suoi fondamenti;
d) le informazioni acquisite, trattate ed archiviate da parte dei DESTINATARI non possono essere legalmente divulgate e devono essere trattate con riservatezza. I DESTINATARI devono salvaguardare il carattere riservato delle informazioni cui hanno avuto accesso nell’adempimento delle proprie attività svolte a favore della Fondazione. La FONDAZIONE assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e l’osservanza della normativa in materia di dati personali. Tutte le informazioni a disposizione della FONDAZIONE vengono trattate nel rispetto della riservatezza e della privacy dei soggetti interessati, in conformità con il Testo Unico sulla privacy. La FONDAZIONE si impegna a mantenere trasparenza e certezza nell’individuazione dei ruoli dei DESTINATARI, in modo che non si produca in astratto un effetto di deresponsabilizzazione dei DESTINATARI e sia garantita l’individuazione del soggetto responsabile della decisione assunta con il provvedimento o, comunque, con l’atto nel quale trova estrinsecazione l’attività caratteristica della FONDAZIONE.

4. Prevenzione dei conflitti di interesse

La FONDAZIONE opera al fine di evitare situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano apparire, in conflitto con gli interessi della FONDAZIONE stessa. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, costituiscono conflitto di interessi:
– la cointeressenza – palese od occulta – del VOLONTARIO in attività di fornitori e terze parti;
– la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della FONDAZIONE;
– l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività a favore della Fondazione (svolte a titolo gratuito o oneroso) a vantaggio proprio o di terzi e comunque in contrasto con gli scopi della FONDAZIONE;

5. Dichiarazioni d’intenti

La FONDAZIONE si impegna a:
– operare in piena conformità a quanto previsto nel CODICE ed a dotarsi degli strumenti più opportuni affinché questo sia pienamente applicato da parte dei DESTINATARI e dei TERZI;
– affidare il controllo del corretto adempimento di questo impegno al Consiglio di Amministrazione;
– adottare le misure ritenute più opportune per assicurare la necessaria diffusione e conoscenza del CODICE ed, in particolare:
a) pubblicare il Codice sul sito della Fondazione, nonché farsi sottoscrivere una dichiarazione di presa visione e sua integrale accettazione da parte di chiunque presta la propria opera a favore della FONDAZIONE al fine di assicurare che le prestazioni rese si svolgano sempre in conformità allo spirito ed alla lettera della disciplina etica voluta dallaFONDAZIONE;
b) trasmettere copia del CODICE a tutti gli enti pubblici e privati con i  quali la FONDAZIONE intrattiene rapporti continuativi di raccolta fondi;
c) dar corso, su iniziativa del Direttore a verifiche periodiche con scadenza semestrale in ordine allo stato di attuazione del CODICE ETICO-COMPORTAMENTALE rilevandone eventuali carenze e/o difficoltà;
d) dar corso agli aggiornamenti del CODICE che si rendessero necessari a seguito di modifiche dell’attività gestionale o dell’assetto organizzativo della FONDAZIONE o in ragione di particolari iniziative programmate dalla stessa FONDAZIONE.

6. Comunicazione e rapporti con gli Utenti

Nella gestione dei rapporti con gli UTENTI, la FONDAZIONE:
– si impegna a non utilizzare strumenti di persuasione di natura scientifica o di altro tipo i cui contenuti siano ingannevoli o non veritieri;
– si impegna a non adottare comportamenti che possano limitare la libertà del donatore nel suo ATTO DI DONAZIONE;

7. Comunicazione e rapporti con i Destinatari

La funzione di interesse pubblico al cui perseguimento è indirizzata l’attività della Fondazione, impone che la condotta dei DESTINATARI ed il loro rapporto con gli UTENTI sia sempre improntato al massimo rispetto del decoro e della dignità umana senza alcuna discriminazione.

8. Comunicazione e rapporti con i Terzi

La comunicazione sarà effettuata attraverso il sito internet e inviata tramite posta elettronica e non, a coloro che collaboreranno con la Fondazione.

9. Coordinamento

La FONDAZIONE persegue costantemente obiettivi di razionalizzazione e coordinamento interno secondo i principi dettati nel CODICE ETICO.

10. Disposizioni Finali

Il presente CODICE è approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione su proposta del Presidente del Consiglio e del Direttore Operativo. Ogni variazione e/o integrazione dello stesso sarà approvata con delibera del Consiglio di Amministrazione su proposta del Presidente del Consiglio e del Diretto Operativo e diffusa tempestivamente ai DESTINATARI.

Ancona, lì 2 marzo 2015